Falar de finanças pode ser um tabu para muita gente. Existem muitos empreendedores que se arrepiam só de ouvir falar em números, planilhas, fórmulas e tabelas, e, por conta dessa aversão ao assunto, acabam não se dedicando a entender a importância de manter o sistema financeiro da sua empresa transparente e saudável.
Uma das situações mais comuns neste cenário é ver o empreendedor, que tirou dinheiro do próprio bolso para construir o seu negócio, trabalhou duro, ficou meses ou até anos sem receber um valor apropriado, começar a retirar dinheiro do caixa para pagar contas pessoais, como o IPVA do carro, a escola das crianças ou a televisão nova.
Embora aconteça com frequência, sobretudo em negócios de pequeno e médio portes, misturar contas pessoais com as da empresa é um erro gravíssimo que pode comprometer o seu negócio a ponto de ter de fechar as portas.
Basta pensar que, sem um controle apropriado e formalizado das retiradas do caixa, fica impossível saber quanto a empresa está ganhando de fato, e suas contas acabam ficando totalmente bagunçadas. No final, é muito mais difícil avaliar se o negócio está dando certo ou não, se alguma mudança ou investimento são necessários, e se planejar com mais assertividade.
Em outras palavras, você fica completamente no escuro, acreditando que está tudo dando certo, já que o dinheiro está em caixa e você tem acesso a ele sempre que precisar, enquanto sua empresa está cada dia mais frágil. E se você depende do seu negócio para ganhar dinheiro, o que fará se ele quebrar? Será que você não está, aos poucos, matando sua galinha dos ovos de ouro?
Isso sem contar que você corre o risco de perder a credibilidade com seus próprios funcionários. Afinal, você confiaria em um chefe que não consegue controlar a própria vida financeira nem a de sua empresa?
Por isso, o primeiro passo para começar a organizar suas finanças é separar pessoa física da jurídica. Vamos ver, na sequência, como fazer isso?
Descubra quanto você gasta
Pegue papel e caneta, ou crie uma planilha no seu computador, e comece a pontuar quais são os seus gastos durante um mês. Condomínio, eletricidade, água, alimentação, transporte… Tudo entra nesta lista.
Essa é uma boa hora para reavaliar suas despesas e descobrir se realmente precisa de tudo o que está comprando durante o mês. De repente você pode contratar um plano de internet mais barato ou trocar seu pacote de TV por assinatura por um mais modesto.
Crie um pró-labore
Sabendo de quanto você precisa para viver durante um mês, está na hora de criar o seu pró-labore, que nada mais é do que uma espécie de salário do empreendedor ou dos sócios em uma empresa pelo trabalho que realizam.
Quando não há um pró-labore, parece que a empresa está lucrando mais, afinal, não ter remuneração padronizada é um custo a menos. Mas a realidade é que quando você define uma retirada mensal, garante mais estabilidade financeira para você, que recebe sempre o mesmo valor, e para o seu negócio, que já conta com um gasto fixo.
É importante que o seu pró-labore esteja de acordo com o que você pagaria para um funcionário que desempenhasse suas funções na empresa e que ele permita a você arcar com suas despesas pessoais.
Tenha contas separadas
É mais fácil cair na tentação de usar o dinheiro da empresa para pagar suas contas pessoais, ou vice-versa, quando está tudo no mesmo lugar.
Depois que você tiver estabelecido qual o valor da sua retirada mensal, é importante separar as contas bancárias da pessoa física e jurídica. Dessa forma, o acesso ao faturamento do seu negócio fica restrito e você será capaz de controlar os gastos e recebimentos mais facilmente.
Comece e não pare
Pode ser que você saiba bem da importância de se organizar financeiramente, e até já tenha começado a registrar seus custos, mas o dia a dia da operação, muitas tarefas para fazer e vários imprevistos podem acabar deixando o controle financeiro de lado.
Para que isso não aconteça mais, é importante que você esteja totalmente comprometido com a saúde das suas finanças (tanto pessoais quanto corporativas) e crie o hábito de acompanhar, registrar e estudar tudo o que entra e sai do seu caixa e de seu bolso.
Se você perceber que essa atividade está tomando muito tempo, chame um profissional para trabalhar nisso junto com você, mas esteja sempre a par do que está acontecendo com a sua empresa e com a vida pessoal.